cara penggunaan mail box dalam perkantoran
Otomatisasi Perkantoran Pengertian, Tujuan, Pengguna, Manfaat dan Ruang LingkupnyaKali ini penulis akan membahas mengenai otomatisasi perkantoran dimulai dari pengertian otomatisasi perkantoran, tujuannya, penggunanya, manfaatnya, dan jenis – jenis aplikasinya Sebelumnya, selamat datang kembali buat para administrator muda Indonesia , Penulis selalu berharap kita dalam keadaan terbaik dan diberikan nikmat sehat untuk tidak memperpanjang basa – basi langsung saja kalian scroll kebawah ya teman – teman sekalian .Pengertian Otomatisasi PerkantoranApa itu otomatisasi perkantoran ?Otomatisasi perkantoran merupakan sebuah sistem informasi baik formal ataupun informal yang berhubungan dengan komunikasi kepada orang dan dari orang yang berbeda di dalam ataupun di luar sebuah organisasi, perusahaan ataupun instansi pemerintah. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan suatu perencanaan untuk menghubungkan teknologi tingkat tinggi dengan proses melaksanakan dasarnya otomatisasi perkantoran bertujuan untuk memudahkan segala bentuk jenis komunikasi baik itu berupa lisan maupun tulisan .Pengertian Otomatisasi Perkantoran Menurut Para AhliBerikut ini beberapa pendapat ahli mengenai pengertian otomatisasi perkantoran, yaitu Tri Agus SiswantoMenurut beliau pengertian otomatisasi perkantoran adalah peralihan fungsi manual dari peralatan kantor yang biasanya digunakan dengan tenaga pegawai / manusia dengan fungsi – fungsi otomatis dengan menggunakan peralatan mekanis / elektronik seperti komputer .Wahyu Nurjaya Beliau berpendapat bahwa otomatisasi perkantoran adalah hal – hal yang mencakup semua sistem elektronik baik itu formal ataupun informal yang berkaitan dengan komunikasi yang berisi sebuah informasi ke komunikan / receiver dan dari komunikator / sender orang-orang yang terjadi baik didalam ataupun diluar perusahaan .PerMen PAN No. 13 th 2003Dalam peraturan tersebut ditetapkan bahwa otomatisasi perkantoran sering juga disebut dengan kegiatan perkantoran elektronis electronic office/ e-office. Perkantoran elektronis / otomatisasi perkantoran adalah aplikasi perkantoran yang mengganti proses administrasi berbasis manual ke proses berbasis elektronis dengan memanfaatkan fasilitas jaringan lokal Local Area Network/LANRaymond Beliau menuturkan bahwa otomatisasi perkantoran adalah semua hal yang mencakup alat – alat elektronik baik formail ataupun informal yang berhubungan dengn komunikasi yang berisi informasi kepada dan dari pihak – pihak baik didalam maupun di luar perusahaan atau organisasi .Ade SobandiBeliau mengatakan bahwa otomatisasi perkantoran merupakan suatu perencanaan untuk menggabungkan teknologi tingkat tinggi dengan memperbaiki alur proses pelaksanaan sebuah pekerjaan yang bertujuan untuk meningkatkan produktifitas pekerjaanDeden MulyanaDeden berpendapat bahwa otomatisasi perkantoran adalah sebuah aplikasi teknologi informasi yang dirancang atau dibuat khusus untuk meningkatkan produktivitas pegawai atau karyawanDengan beberapa pendapat para ahli diatas, dapat penulis simpulkan bahwasannya otomatisasi perkantoran merupakan sebuah tindakan peralihan dan pergantian segala peralatan – peralatan disebuah kantor atau organisasi yang mana sebelumnya pengelolaan peralatan tersebut menggunakan tenaga manusia / pegawai beralih dengan peralatan – peralatan kantor yang menggunakan sistem elektronik atau mekanis seperti komputer dan peralatan elektronik lainnya yang biasa digunakan dalam proses pekerjaan. Dimana peralihan ini tidak lain dan tidak bukan hanya untuk meningkatkan produktivitas para pekerja / karyawan sehingga mampu lebih efekti dan efisien dalam mencapai tujuan organisasi / perusahaan .Tujuan Otomatisasi PerkantoranSecara umum terdapat 3 tujuan dari otomatisasi perkantoran menurut Raymond, yaitu Penggabungan dan penerapan teknologiMemperbaharui proses pelaksanaan pekerjaan di kantorMeningkatkan produktifitas dan efektifitas pekerjaanSedangkan tujuan otomatisasi pekantoran saat ini adalah Penghematan biaya. Karena peralatan elektronik tidak menggantikan karyawan saat ini, tetapi dapat menunda penambahan karyawan dalam waktu dekat untuk menangani beban kerja yang masalah Kelompok. Karena dalam penerapan otomatisasi perkantoran para pelaku atau pemakainya akan lebih sering untuk berkomunikasi sehingga hal ini sangat baik untuk memecahkan masalah yang ada secara berkelompok .Pelengkap dan Bukan Pengganti. Otomatisasi perkantoran hanya sebagai pelengkap dari interaksi yang dilakukan dalam sebuah kantor tanpa mengganti beberapa interaksi atau komunikasi yang sudah ada seperti komunikasi interpersonal tradisional, komunikasi tatap muka dan lainnya. Sehingga otomatisasi perkantoran hanya menjadi pelengkap bukan pengganti .Manfaat Otomatisasi PerkantoranSecara umum manfaat dari otomatisasi perkantoran adalah memudahkan pelaksanaan tugas yang dikerjakan oleh seorang karyawan. Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi; mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehingga perusahaan mampu berkompetisi lebih Otomatisasi PerkantoranOtomatisasi perkantoran digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam sebuah kantor . Pada dasarnya ada empat kategori pengguna , yaituManajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khusus contoh pembeli, wiraniaga, dan asisten staff khusus. Manajer dan profesional secara bersama dikenal sebagai pekerja biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, mejawab telepon dan mengatur jadwal Administratif melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan dokumen dan mengirimkan suratIstilah “Knowlegde worker” diterpakan pada manager dan profesional, yaitu orang yang memberikan sumbangan pengetahuannya terhadap aktivitas Aplikasi Otomatisasi PerkantoranSecara umum terdapat 11 aplikasi dalam otomatisasi perkantoran , yaitu Word processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronic yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau mail yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan peralatan mail persis sama dengan electronic mail. Perbedaannya bahwa anda hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya. Dan anda menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan kepada calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Electronic calendaring bersifat khusus diantara aplikasi otomatisasi kantor karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan mengkomunikasikan conferencing adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi. Audio conferencing adalah aplikasi otomatisasi kantor pertama yang tidak memerlukan komputer. Ia hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua conferencing melengkapi signal audio dan signal video. Peralatan televisi digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan video. Orang yang berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada di lokasi lain selagi konferensi dilakukanComputer conferencing adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga member kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi. Aplikasi ini hampir sama dengan electronic mail, karena kedua aplikasi ini menggunakan hardware dan software yang sama. Istilah teleconferencing’ digunakan untuk menjelaskan ketiga bentuk alat elektronik untuk transmission yang biasanya disebut fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channel-nya dan pengoperasian peralatannya tidak lebih sulit daripada mengoperasikan mesin adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia disimpan dalam penyimpanan sekunder pada Storage And Retrieval adalah Penggunaan pengenal karakter secara optik opticalcharacter recognition untuk mengubah catatan kertas atau microform menjadi format digital untuk disimpan di dalam alat penyimpanan publishing atau dtp adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter. Sistem desktop publishing terdiri atas mikrokomputer dengan layar crt yang beresolusi tinggi, printer laser, software desktop publishing. Penggunaan desktop publishing sebagai alat pemecahan masalah meliputi aplikasi administrasi dan teknis. Penampilan dokumen iklan yang profesional dan menarik akan memberikan komunikasi yang DTP terbagi dalam 3 bagian, yaitu Aplikasi administrasif meliputi dokumen-dokumen yg dimaksudkan utk penggunaan intern spt korespondensi, laporan dan warta,Aplikasi teknis meliputi materi pelatihan seperti slides, overead transparancies, dan perusahaan corporate graphic meliputi periklanan, brosur dan dokumen lain yg dimaksudkan utk digunakan di luar perusahaanKonsep Otomatisasi PerkantoranSecara umum terdapat 5 konsep dari otomatisasi perkantoran, yaitu Proses yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah da tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai lupa ikuti kami di Fp facebook untuk mendapatkan update artikel selanjutnyaSemoga bermanfaatEnjoyyy
Kubar melakukan Sosialisasi Penggunaan Aplikasi Sistem Pengawasan Peningkatan Penggunaan Produksi Dalam Negeri (SISWAS P3DN) yang diikuti oleh seluruh perwakilan Perangkat Daerah di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Kutai Baratyang dilaksanakana secara daring (online) dan tatap muka.Kegiatan ini secara resmi di buka Oleh Asisten Ekonomi dan Pembangunan Nopandel
Kegiatan Kantor Planning, Organizing, Actuating, Controlling POAC Apakah kegiatan di kantor kamu sudah mengikuti POAC? Kegiatan kantor di setiap perusahaan antara satu dengan lainnya pasti akan berbeda karena tergantung skala besar kecilnya usaha dan juga kompleksitas kegiatan yang dijalankan usaha kerja tersebut. Semakin luas tujuan yang ingin dicapai oleh sebuah perusahaan, akan semakin besar pula kegiatan perkantoran yang dilakukan. Kegiatan pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari kegiatan-kegiatan POAC yakni Planning Perencanaan perkantoran office planning, Organizing Pengorganisasian perkantoran office organizing, Actuating Pengarahan perkantoran office actuating, dan Controlling Pengawasan perkantoran office controllingPerencanaan Perkantoran office planning Perencanaan perkantoran adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor, meliputi -Perencanaan gedung-Tata ruang kantor-Penerangan/cahaya-Ventilasi-Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor-Anggaran budgeting perkantoran-Standar kualitas kerja-Sistem informasi dan telekomunikasi Pengorganisasian Perkantoran office organizing Pengorganisasian perkantoran adalah pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tersebut, meliputi -Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan-Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan Pengarahan Perkantoran Office Actuating Pengarahan perkantoran adalah suatu kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis, meliputi -Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan-Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam visi misi karyawan dan organisasi-Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan. Pengawasan Perkantoran Office controlling Pengawasan perkantoran adalah kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan harapan atau target, meliputi -Penggunaan peralatan dan perabot kantor-Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor-Kualitas pekerjaan kantor-Pelayanan kantor-Waktu kerja dan operasional kantor-Biaya perkantoran 16 Mei 2021 Meskipunsering digunakan terutama sebagai aplikasi e-mail, juga termasuk kalender, task manager, pengelola kontak, mencatat, sebuah jurnal dan browsing web. B. PENGGUNAAN PenggunaanKalender elektronik adalah penggunaan peralatan elektronik untuk mencatat, menyimpan, dan meng-akses kalender acara / kegiatan para pimpinan. Perkembangan dan kemajuan teknologi yang semakin cepat dan pesat seperti saat ini mendorong banyak pengembang atau developer dalam menciptakan berbagai jenis tersebut dibuat dengan maksud untuk menunjang pengguna dalam melakukan kegiatan sehari-hari. Hal ini tidak hanya berlaku dalam kehidupan bermasyarakat, tetapi juga berlaku di dalam dunia kerja. Pada dunia kerja, aplikasi yang digunakan disebut dengan aplikasi perkantoran adalah aplikasi yang berguna dan berfungsi untuk memudahkan karyawan di kantor, baik dalam bekerja maupun menjalankan aktivitasnya di pembahasan kali ini, LinovHR akan membahas mengenai aplikasi perkantoran apa saja yang perlu digunakan oleh perusahaan dan manfaat yang didapat dari kita simak dan cari tahu bersama-sama pada penjelasan di bawah Menggunakan Aplikasi PerkantoranDaftar Aplikasi Perkantoran yang Wajib Perusahaan Gunakan1. Microsoft Excel2. Microsoft Word3. Microsoft Powerpoint4. Google Spreadsheet5. Google Docs6. Trello7. Asana8. Slack9. Zoom10. Software HR LinovHRManfaat Menggunakan Aplikasi PerkantoranSebelum kita menuju pada topik pembahasan inti, ada baiknya Anda memahami terlebih dahulu apa saja manfaat yang didapatkan dalam menggunakan aplikasi perkantoran, di antaranyaMengurangi beban kerja dalam menyelesaikan tugas berulang yang dilakukan secara risiko terjadinya human error dalam menjalankan operasional waktu dan proses kerja yang perolehan data dan informasi lain yang dibutuhkan ketika meningkatkan produktivitas kerja manajemen dalam melakukan perbaikan kepatuhan terhadap data-data penting menjadi lebih mudah dan biaya yang dibutuhkan untuk merekrut tenaga kerja Aplikasi Perkantoran yang Wajib Perusahaan GunakanLalu, apa saja contoh aplikasi kantor yang wajib digunakan oleh perusahaan. Berikut beberapa daftar ExcelDaftar aplikasi pertama yang wajib dimiliki oleh perusahaan, tak lain dan tak bukan yaitu Microsoft Excel. Aplikasi buatan Microsoft ini memang sudah sejak lama dipercaya oleh masyarakat dalam memudahkan penyusunan data-data yang ada di mudah untuk digunakan, aplikasi yang satu ini juga memiliki berbagai macam fitur yang dapat memudahkan pengguna dalam melakukan pencatatan, perhitungan, hingga rekapitulasi data yang tak heran, aplikasi Microsoft Excel menjadi sangat populer di dunia Juga Beberapa Rumus Ms. Exel Lengkap untuk AndaMicrosoft WordJika Excel berfungsi untuk mengolah data, Microsoft Word berfungsi untuk membuat tulisan ataupun Word sendiri merupakan aplikasi yang dikembangkan oleh pengembang yang sama dengan Excel, yaitu Microsoft. Sama seperti Excel, Microsoft Word juga sudah dipercaya dan digunakan oleh masyarakat dalam mengurus hal-hal yang berhubungan dengan tulis PowerpointSelanjutnya ada Microsoft Powerpoint. Aplikasi satu ini berfungsi untuk memudahkan pengguna dalam melakukan presentasi. Seperti yang kita ketahui, presentasi merupakan sebuah hal yang sering dilakukan pada dunia kerja, baik presentasi kepada atasan, klien, pemangku kepentingan, dan dari itu, proses dalam presentasi tersebut harus dapat dilakukan dengan baik dan terstruktur. Untuk mencapainya, Microsoft Powerpoint digunakan agar proses pembuatan dan penayangan presentasi menjadi lebih praktis dan SpreadsheetGoogle SpreadsheetDaftar aplikasi yang keempat yaitu Google Spreadsheet. Sekilas, aplikasi ini memang memiliki tampilan dan fungsi yang mirip dengan Microsoft Excel. Namun, terdapat beberapa perbedaan yang signifikan di antara Google Spreadsheet yang tidak dimiliki oleh Excel yaitu aplikasi ini bisa diakses tanpa perlu mengunduhnya terlebih dahulu. Lalu, Google Spreadsheet juga bisa diakses lebih dari satu orang secara bersamaan dan aplikasi ini jauh lebih praktis dan fleksibel, terutama jika digunakan oleh banyak orang Juga Business Software yang dapat Membuat Efektif Kegiatan Operasional PerusahaanGoogle DocsGoogle DocsMasih aplikasi dari developer yang sama, kali ini ada Google Docs. Jika Spreadsheet serupa dengan Microsoft Excel, maka Google Docs serupa dengan Microsoft ada perbedaan di antara keduanya. Perbedaan yang paling mencolok yaitu Google Docs bisa diakses secara online dan bersamaan secara real-time, tidak seperti Microsoft Word. Selain itu, Google Docs juga memiliki fitur auto correct, sehingga kesalahan penulisan atau typo bisa Google Docs juga memiliki fitur auto save, sehingga pengguna tidak perlu khawatir jika sewaktu-waktu terjadi masalah ketika sedang aplikasi yang keenam yaitu Trello. Trello sendiri merupakan aplikasi manajemen tugas atau task management. Aplikasi satu ini dapat memudahkan karyawan dalam bekerja secara adanya Trello, pengguna dapat melihat apa saja pekerjaan yang sedang dilaksanakan, siapa yang mengerjakannya, dan proses pengerjaannya. Sehingga, pengguna tidak perlu lagi bingung dalam memonitoring progres pekerjaan yang banyak di satu adalah aplikasi manajemen proyek yang memungkinkan pengguna untuk mengatur dan melacak tugas-tugas yang harus dilakukan, membaginya ke dalam proyek dan tim, serta menetapkan juga memiliki fitur kolaborasi yang memungkinkan beberapa orang untuk bekerja pada satu proyek secara adalah aplikasi komunikasi tim yang memungkinkan pengguna untuk berkomunikasi dengan rekan kerja melalui pesan teks, panggilan suara, dan ini memungkinkan pengguna untuk membentuk grup obrolan dan kanal berdasarkan topik tertentu. Slack juga dapat terintegrasi dengan aplikasi lain seperti Google Drive dan adalah aplikasi konferensi video yang memungkinkan pengguna untuk melakukan rapat atau presentasi secara ini memungkinkan pengguna untuk berbicara dengan rekan kerja melalui video dan audio, serta berbagi layar dan dokumen. Zoom juga memiliki fitur merekam rapat yang berguna untuk referensi di masa HR LinovHRSoftware HR LinovHRSelain aplikasi-aplikasi di atas, aplikasi yang tidak kalah pentingnya yaitu aplikasi atau software HR LinovHR. Seperti yang kita ketahui, tugas seorang HR sangatlah vital dan penting bagi keberlangsungan perusahaan. Karena, hal ini menyangkut kegiatan administratif perusahaan dan pengelolaan adanya software HR, maka tugas-tugas HR seperti perhitungan payroll, rekrutmen, absensi, hingga melakukan penilaian kinerja karyawan, semua bisa dilakukan dengan cepat, mudah, dan akurat. Semua tugas tersebut bisa dilakukan dalam satu software berkat beragam modul yang dimiliki oleh software HR ini sangat penting untuk dimiliki setiap perusahaan. Oleh karena itu, jangan sampai perusahaan Anda tidak menggunakannya. Segera hubungi kami di sini untuk menggunakan Software HR pembahasan mengenai daftar aplikasi perkantoran yang perlu ada dan digunakan oleh perusahaan. Semoga bermanfaat! Setiapgedung perkantoran atau gedung pemerintahan memiliki sistem telepon sendiri untuk menghubungkan semua jaringan telepon yang ada di dalam satu gedung. satu koneksi untuk kabel dari terminal box, IDF, atau Telkom, sementara koneksi satunya lagi merupakan murni dari PABX. Kedua sisi koneksi akan dihubungkan dengan kabel jamper (hubungPeralatan Kantor berfungsi untuk memudahkan dan meringankan pekerjaan para karyawan di kantor. Dengan ketersedian semua alat kantor dalam sebuah ruangan, maka pekerjaan dapat dilakukan secara efektif dan efisien. Alat kantor terdiri dari alat pengadaan, penyimpanan, pengeluaran, penghapusan dan pemeliharaan semua aset yang dimiliki oleh perusahaan, mulai dari barang bernilai kecil seperti kertas sampai mesin komputer. Alat-alat kantor sendiri terbagi menjadi 2, yakni peralatan kantor dan perlengkapan kantor. Secara sederhana peralatan kantor adalah alat yang berjangka waktu pemakaian lama seperti misalnya mesin fotokopi, printer, komputer dll. Sedangkan perlengkapan kantor adalah barang yang digunakan untuk mendukung penggunaan peralatan kantor dan pemakaiannnya bersifat jangka pendek atau habis pakai, misalnya kertas, tinta printer, tipe-x, spidol dll. Daftar Isi ArtikelPeralatan Kantor1. Meja dan Kursi Kantor2. Perangkat Komputer3. Printer dan Scanner4. Mesin Fotokopi5. Alat Penghancur Kertas Paper Shredde6. Mesin Absensi7. Pesawat Telepon dan Mesin Faks8. LCD Proyektor9. Kalkulator10. Filing CabinetPerlengkapan KantorARTIKEL LAINNYA Meja dan Kursi Kantor Perangkat Komputer Printer & Scanner Mesin Fotokopi Alat Penghancur Kertas Mesin Absensi Lemari Arsip Perangkat Telepon dan Mesin Faks Alat Penghitung Uang Proyektor LCD Kalkulator Filling Cabinet Lemari Arsip Numerator Perforator Stepler Alat Sortir dll 1. Meja dan Kursi Kantor Meja kantor dan kursi kantor merupakan alat kantor wajib pertama yang pasti dimiliki setiap kantor. Diatas meja kantor umumnya terdapat peralatan komputer, file-file pekerjaan dan peralatan pribadi karyawan yang menunjang pekerjaan. Meja dan kursi kantor biasanya didesain sedemikian rupa dengan ketinggian yang disesuaikan dengan standar tertentu agar para pegawai nyaman dan tidak pegal ketika berlama-lama beraktivitas menggunakannya. 2. Perangkat Komputer Perangkat komputer terdiri dari mesin CPU, layar komputer beserta perangkat input seperti keyboard, mouse dan juga perangkat output komputer. Perangkat komputer berfungsi untuk membantu pekerjaan-pekerjaan utama kantor seperti pembuatan laporan, input transaksi, pencatatan, penjadwalan, editing video gambar dan sebagainya. Pada umumnya, perangkat komputer kantor jaman sekarang kebanyakan menggunakan LCD tipis sebagai layar output berbeda dengan kantor-kantor jaman dulu yang menggunakan komputer tabung yang memakan space di meja kantor. 3. Printer dan Scanner Printer digunakan untuk mencetak dokumen dari softcopy atau file menjadi file dalam bentuk hardcopy yang tercetak dalam kertas. Sedangkan, scanner adalah alat yang digunakan untuk mengubah file dalam bentuk hardcopy menjadi softcopy dalam bentuk file di komputer. Pada beberapa jenis printer, Fungsi keduanya digabungkan atau dijual dalam 1 alat mesin printer & scanner. Namun, umumnya kedua mesin tersebut dijual dalam bentuk terpisah printer. 4. Mesin Fotokopi Mesin fotocopy digunakan untuk menduplikasi file yang terdapat pada hard copy atau kertas. Pengadaan alat ini penting untuk menunjang kecepatan kerja karyawan, terutama untuk penduplikasian file-file laporan yang biasa diserahkan ke atasan atau bagian lain. 5. Alat Penghancur Kertas Paper Shredde Mesin penghancur kertas atau Paper Shredde adalah alat yang digunakan untuk menghancurkan kertas menjadi potongan-potongan kecil. Tujuannya adalah untuk mengamankan dokumen-dokumen penting perusahaan. Bila kertas tidak dihancurkan dikhawatirkan kertas akan tercecer hingga tersebar pada orang-orang tidak bertanggung jawab dan dimanfaatkan secara negatif. Bila kertas tidak dihancurkan salah-salah informasi perusahaan nanti malah bocor melalui kertas gorengan. 🙂 6. Mesin Absensi Mesin absensei adalah mesin yang digunakan untuk pencatatan kehadiran karyawan dan mengkalkulasikan laporannya secara otomatis. Mesin absensi terdiri dari berbagai jenis mulai dari mesin kertas ceklok, Mesin absensi Artificial Intelligence atau kecerdasan buatan seperti mesin absensi berbasis sidik jari atau fingerprint, face recognition pengenalan wajah, retina mata, rfid dan sebagainya. 7. Pesawat Telepon dan Mesin Faks Telepon digunakan untuk melakukan atau menerima panggilan dari klien atau orang-orang yang berkepentingan dengan perusahaan. Meskipun sudah terdapat berbagai macam smartpone, penggunaan telepon pada perusahaan menjadi wajib, terutama untuk menjaga formalitas. Begitupun halnya dengan mesin faksimile. 8. LCD Proyektor Lcd proyektor digunakan untuk menampilkan resolusi layar lebih besar dari ukuran layar komputer normal. Alat ini digunakan ketika kita melakukan presentasi dalam rapat perusahaan, baik itu dengan petinggi perusahaan, tim ataupun klien-klien perusahaan. 9. Kalkulator Semua pekerjaan kantor harus dilakukan secara cepat dan dinamis, salah satunya dalam urusan hitung menghitung. Kalkulator penting untuk anda yang bekerja di bidang keuangan atau perhitungan yang lain. Dengan kalkulator penghitungan data-data sederhana dapat lebih mudah dilakukan dan hasilnya lebih bisa dipertanggungjawabkan daripada kita menghitung manual menggunakan kertas. 10. Filing Cabinet Filling cabinet adalah alat kantor yang digunakan untuk melakukan penyimpanan arsip data. Alat ini merupakan lemari dengan laci-laci kotak besar yang tersusun vertikal yang dapat digunakan untuk pengelompokan barang dan dokumen. Filling cabinet umumnya terbuat dari besi dan dapat dikunci sehingga kuat dan tidak mudah lapuk atau terserang rayap yang dapat menghancurkan dokumen. Selain 10 Peralatan diatas, ada juga peralatan dan perlengkapan kantor yang digunakan dalam bidang kearsipan seperti misalnya Map Snelhecter Hanging Map Map Gantung Stopmap Polio Map Folder Ordner Box Arsip Guide atau Sekat Arsip Numerator Perforator Rak Arsip Lemari Arsip Filling Cabinet Stapler Label Arsip Alat Sortir Rotary Filling dll Penjelasan masing-masing bagian dari list diatas sudah kami bahas di artikel Peralatan Kearsipan yang juga merupakan bagian dari peralatan dan perlengkapan di perkantoran. Perlengkapan Kantor Selain peralatan kantor, terdapat juga perlengkapan kantor untuk menunjang penggunaan alat-alat kantor. Perbedaan antara peralatan kantor dan perlengkapan kantor telah ditulis pada bagian atas artikel. Perlengkapan kantor adalah alat-alat yang mendukung kinerja peralatan kantor, perlengkapan kantor umumnya memiliki harga murah dan habis dipakai dalam waktu singkat atau berjangka pendek. Kertas Alat Tulis Pulpen, Pensil, Spidol, Stabilo Alat Penghapus Tipe x, penghapus Alat Perekat Lem, Solasi dll Penjepit Kertas Stapler Amplop Kop Surat Stempel Tinta Printer Kartu Nama Kalender Kertas Berwarna Demikian tulisan singkat mengenai perlengkapan kantor juga peralatan kantor dan fungsinya beserta gambarnya secara lengkap singkat dan padat. Semoga artikel ini bermanfaat.
LangkahLangkah Aktivitas 1. Buka Excel. 2. Buatlah tabel yang berisi data nama siswa, alamat, nama orang tua, kurang lebih seperti contoh di bawah ini. 3. Simpanlah file Excel tersebut. 4. Buka Word. 5. Buatlah dokumen surat kurang lebih seperti pada contoh berikut ini. 6. Klik Mailings Select recipients Use an existing list. 7.
Contohnya, masih saja ada pegawai yang melewati langkah dalam prosedur administrasi tertentu di kantor, seperti dalam proses mengajukan permohonan reimburse. Akibatnya, terjadi keterlambatan, kesalahan, hingga kerugian yang berdampak pada seluruh proses usaha. Untuk pemilik usaha, masalah kerap terjadi dalam hal manajemen pengeluaran. Terutama ketika memantau dan mengecek proses kerja di kantor yang melibatkan bidang yang tak begitu dikuasai, seperti akuntansi. Padahal akurasi dan detail sangatlah penting dalam manajemen pengeluaran. Segala hal itu bisa diatasi dengan sistem otomatisasi perkantoran yang mumpuni. Apa itu otomatisasi perkantoran? Menurut Techopedia, office automation atau otomatisasi perkantoran adalah penggunaan perangkat keras hardware, perangkat lunak software, dan serangkaian metode yang dapat membuat pemrosesan informasi dan komunikasi berjalan secara otomatis. Sistem ini melibatkan pemanfaatan komputer dan perangkat lunak untuk mendigitalisasi, menyimpan, memproses, dan mengomunikasikan sebagian besar tugas dan proses rutin di kantor. Istilah otomatisasi perkantoran mencuat pada 1970-an dan 1980-an, ketika komputer desktop banyak digunakan di kantor-kantor. Kala itu, proses kerja mendasar di kantor seperti pengetikan, penyalinan, pengarsipan, pengiriman faks, operasi telepon, teleks, dan manajemen pencatatan dibuat otomatis. Kini otomatisasi mencakup area yang lebih luas seiring dengan pesatnya perkembangan teknologi informasi. Tulang punggung sistem otomatis kantor adalah LAN, yang merupakan kependekan dari local area network atau jaringan area lokal. Jaringan ini menghubungkan komputer dan perangkat elektronik lain dalam area tertentu, seperti kantor menggunakan Ethernet atau Wi-Fi. Saat ini bahkan otomatisasi sudah mulai marak dilakukan di rumah-rumah penduduk. Misalnya untuk menyalakan lampu, membuka pintu garasi, dan menyalakan televisi serta barang elektronik lain yang dapat terhubung dengan jaringan Internet. Riwayat pemanfaatan sistem otomatis untuk perkantoran bermula dari penemuan dan pengembangan mesin tik serta mesin fotokopi. Mesin-mesin ini membuat kerja manual menjadi mekanis. Walhasil, beban kerja di kantor pun berkurang. Tapi, jika ditilik lebih jauh ke belakang, otomatisasi perkantoran bisa dikatakan sebagai perkembangan dari Revolusi Industri, saat banyak tenaga manual manusia digantikan oleh mesin. Penggunaan mesin saat itu membantu peningkatan efektivitas dan efisiensi pabrik-pabrik. Namun, dalam sistem otomatis perkantoran, manusia tak sepenuhnya ditinggalkan. Peran manusia masih sangat dibutuhkan dalam proses otomatisasi. Otomatisasi juga tak selalu bersifat massal layaknya proses produksi pabrik. Dalam banyak hal, justru individu-individu di dalam kantor dapat memanfaatkan sistem otomatis ini untuk meringankan beban kerjanya secara pribadi meski hasil akhirnya tetap dinikmati oleh kantor secara keseluruhan. Cara melakukan otomatisasi perkantoran Sistem otomatisasi perkantoran terutama dirancang untuk mendukung pegawai yang banyak berurusan dengan data agar terbebas dari pekerjaan repetitif. Setiap divisi di kantor pada umumnya memiliki pegawai semacam ini, dari sumber daya manusia, hubungan pelanggan, pemasaran, hingga finansial. Cara otomatisasi di divisi hubungan pelanggan dan pemasaran, misalnya. Sebuah kantor bisa menyediakan formulir data informasi yang bisa diisi sendiri oleh pelanggan atau calon pelanggan, tanpa campur tangan pegawai kantor. Informasi yang disediakan secara online ini lantas dapat diunggah otomatis ke database yang bisa diakses terutama oleh divisi hubungan pelanggan dan pemasaran untuk kebutuhan kerja mereka. Tanpa otomatisasi, pegawai yang bersangkutan harus melakukannya secara manual dengan tangan sendiri. Dari menuliskan data pelanggan, mengumpulkan, mengatur, hingga mencarinya dalam rak-rak yang penuh tumpukan kertas dan tulisan. Cara otomatisasi yang lebih sederhana adalah ketika petinggi kantor yang berwenang untuk urusan tertentu harus memberikan tanda tangan pada dokumen. Lewat sistem otomatis, dokumen-dokumen kantor bisa ditandatangani secara digital, berapa pun banyaknya. Proses pengiriman dokumen pun bisa lebih singkat menggunakan Internet. Namun mungkin yang paling banyak merengkuh manfaat otomatisasi perkantoran adalah pegawai di divisi finansial, khususnya akuntansi dan pembayaran. Lewat sistem otomatis, pegawai tak perlu membuang peluh dalam urusan invoice, payroll, hingga reimbursement. Semuanya jadi lebih efisien dan efektif tanpa meninggalkan pentingnya akurasi, kecermatan, dan keamanan data kantor. Berikut ini tips dan panduan bagi pemilik bisnis untuk melakukan otomatisasi perkantoran 1. Kenali kebutuhan bisnis Tiap divisi dan departemen akan memiliki kebutuhan sistem otomasi yang berbeda-beda. Oleh karena itu, sebelum mengadopsi sistem otomatis ini, pelaku usaha wajib memikirkan secara matang masing-masing kebutuhan tersebut dan memprioritaskan mana yang benar-benar bisa meraup manfaat dari sistem ini. 2. Tentukan alat pendukung otomatisasi Jika sudah mengetahui kegiatan usaha apa saja yang membutuhkan otomatisasi, kini Anda perlu menentukan alat otomatisasi yang ingin Anda gunakan. Apakah itu software internal, software berlangganan atau SaaS, aplikasi, dan lain-lain. Masing-masing sistem otomatisasi ini menawarkan kelebihan dan kekurangan tersendiri, tentukan yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis dan juga bujet. 3. Buat SOP alur otomatisasi Implementasi sistem otomatis dalam kegiatan usaha tidak akan bermanfaat jika tidak digunakan dengan tepat oleh semua pemangku kepentingan. Oleh karena itu, penting bagi pemilik usaha untuk menyusun standard operating procedure SOP saat sistem baru ini diterapkan. Di dalamnya perlu memuat alur kerja, fungsi, pihak-pihak yang bertanggungjawab, ketentuan dan kebijakan perusahaan, dan sebagainya. 4. Buat pelatihan untuk karyawan Sistem baru pasti membutuhkan waktu untuk bisa berjalan dengan baik. Pemilik usaha perlu memberikan pelatihan bagi semua karyawan jika ingin menerapkan otomatisasi perkantoran dengan optimal. Di sesi pelatihan ini sediakan juga waktu untuk tanya-jawab dan juga menjelaskan soal SOP agar tiap pihak memahami cara penggunaan dan juga fungsi dari sistem tersebut. Manfaat otomatisasi perkantoran Dari penjelasan sebelumnya, semestinya sudah tergambar betapa sistem otomatis ini amat penting buat kinerja bisnis. Beberapa manfaat penggunaan otomatisasi perkantoran antara lain Mengurangi beban kerja manual untuk menyelesaikan tugas yang berulang Menekan risiko kesalahan manusia dalam proses manual Mempersingkat proses kerja Mempermudah perolehan data dan informasi lain yang dibutuhkan dalam kerja Meningkatkan produktivitas kerja Memperbaiki tingkat kepatuhan pegawai sesuai dengan prosedur Membuat penyimpanan data lebih praktis Mengurangi kebutuhan sumber daya manusia Semua manfaat itu bermuara ke satu hal kemajuan usaha. Namun tentu kesuksesan suatu usaha tak hanya ditentukan oleh satu faktor belaka. Penerapan teknologi otomatisasi pun bergantung pada kegiatan operasional kantor sesuai dengan kebutuhan bisnis yang berlainan antara satu usaha dan usaha lain. Teknologi yang mendukung otomatisasi perkantoran antara lain Manajemen data misalnya cloud computing untuk menyimpan dan mengakses data di mana pun dan kapan pun Pertukaran data contohnya pengiriman surat dan dokumen dengan Âe-mail, aplikasi pesan instan, dan Bluetooth serta Wi-FI Komunikasi di antaranya video conference di mana pegawai bisa berdiskusi dan menentukan keputusan tanpa harus bertatap muka secara langsung Finansial antara lain software akuntansi dan manajemen pengeluaran untuk memproses invoice, payroll, dan reimbursement dengan lebih singkat. Salah satu contohnya adalah Spenmo. Spenmo menawarkan fitur pembayaran invoice, kartu virtual dan reimbursement untuk menghemat waktu pengelolaan keuangan perusahaan. Setiap usaha umumnya membutuhkan berbagai teknologi itu untuk menyokong bisnisnya. Namun pemilik usaha perlu mencermati mana bagian dari proses kerja di kantor yang betul-betul bisa memanfaatkan sistem otomatis ini. Perlu disesuaikan pula teknologi itu dengan kapasitas tiap-tiap pegawai yang akan menggunakannya. Untuk diingat, penggunaan otomatisasi perkantoran membutuhkan kepiawaian individu pemakainya di bidang teknologi sehingga mungkin dibutuhkan pelatihan untuk memastikan manfaatnya bisa didapatkan secara maksimal. Yang juga perlu dijadikan pertimbangan adalah kapasitas teknologi yang akan digunakan terkait dengan kemampuannya untuk dikoneksikan dengan teknologi lain. Misalnya software akuntansi yang dapat diintegrasikan dengan sistem pembayaran. Makin banyak integrasi, makin bermanfaat teknologi otomatisasi perkantoran itu untuk kemajuan usaha. XIIAdministrasi Perkantoran 1 Imelia Cici Selasa, 27 Oktober 2015. Pengertian, Penggunaan, Manfaat, Cara Koneksi, Cara Kerja Email Cl Pengertian Email client. Penggunaan Mail Client Mail Client atau yang lebih dikenal dengan nama Mail User Agent (MUA) NeonBox adalah alat yang digunakan sebagai media promosi oleh sebuah brand yang berupa kotak disertai dengan lampu neon didalamnya, atau sering disebut sebagai reklame visual dengan sinar dari lampu yang tersusun indah. Pemasangan Neon Box. Neon Box difungsikan sebagai daya tarik, karena dengan adanya penerangan pada box ketika malam, seluruh 5 Cara Mencetak e-mail Dalam perkantoran surat menyurat by e-mail sangat mendominan dalam kegiatannya, terutama bagi kantor perusahaan atau instansi yang modern e-mail keluar, dan untuk menambah keterampilan tentang penggunaan e-mail. 4 . 2. Secara Praktis Dapat memberikan sumbangan berupa bahan pustaka dan . untuk